Die Welt steht im Zeichen der erneuerbaren Energien und der damit verbundenen Energiewende. Eine Möglichkeit, um alternative Energien effizient zu nutzen, sind Energiegemeinschaften. In Deutschland gibt es zurzeit 870 Bürgerenergiegemeinschaften, die gemeinsam über rund 180.000 Mitglieder verfügen. Energiegemeinschaften können alternativen Strom zu günstigeren Preisen beziehen und leisten außerdem einen wertvollen Beitrag zur Energiewende. Allerdings haben solche Zweckgemeinschaften einen relativ hohen bürokratischen Aufwand. Das betrifft sowohl die Gründung der Gemeinschaften im Rahmen des Energy Sharings als auch die Messung von Stromdaten und die individuelle Abrechnung. Dokumentenmanagementsysteme auf elektronischer Basis können dabei sehr hilfreich sein.
Dokumentenmanagement für Energiegemeinschaften
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet zahlreiche Vorteile. Dabei handelt es sich um eine Software, die es ermöglicht, Daten zu erfassen, zu verarbeiten und zu speichern. Werkzeuge dafür sind unter anderem Programme wie Excel, Word oder PDF. Die einzelnen Dokumente werden zentral gespeichert und strukturiert. Das Dokumentenmanagement erscheint in verschiedenen Formen. Dazu zählen:
- Programme zur Verwaltung von Inhalten
- Systeme zur Speicherung von Unterlagen
- Anwendungen für das Workflow-Management
- Imaging-Systeme zum Scannen von Unterlagen
- Verwaltungsprogramme zur Archivierung und Auffindung von Dokumenten
Mithilfe dieser Programme werden Arbeitsabläufe innerhalb der Energiegemeinschaft effizienter gestaltet und es ist eine lückenlose Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern der Gemeinschaft und den Energieunternehmen möglich. Nicht zuletzt gewährleisten Dokumentenmanagementsysteme ein hohes Maß an Datensicherheit.
Besseres Workflow-Management
Beim Bezug von alternativer Energie fallen eine Menge Daten an. Diese ändern sich ständig und müssen daher stets auf den neuesten Stand gebracht werden. Auch in diesen Fällen ist ein gutes Dokumentenmanagement nützlich. Systeme, wie jenes von Omnia, beinhalten eine Reihe von Werkzeugen, die den Workflow wesentlich erleichtern. Der Zugriff auf einzelne Dokumente und Daten ist geschützt und nur Personen, welche ein Zugriffsrecht haben, können diese Parameter einsehen. Arbeitsabläufe können mit dem System kontrolliert und überwacht werden.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind daher ein wichtiges Instrument, um den bürokratischen Aufwand im Rahmen von Energiegemeinschaften zu reduzieren und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.